AD CCP1 - Assurer les fonctions de support administratif et organisationnel à l'équipe de direction Mixte : présentiel / à distance

Tout Public 

Cette formation est accessible aux personnes à mobilité réduite ou personnes porteuses de handicap (selon le handicap). Les formations sont dispensées dans des locaux situés en rez-de-chaussée ou équipés d'ascenseur. Pour toute demande de formation, merci de prendre contact avec le référent handicap du centre de formation.

Pour tenir compte de vos besoins et développer notre offre, merci de prendre quelques minutes pour

👉 Complétez le questionnaire d'audit

Être à l'aise avec les outils informatiques.

Notions d'Anglais niveau A2

PC portable.

• Utiliser les outils bureautiques et numériques collaboratifs de façon courante
• Utiliser les outils collaboratifs de planification
• Planifier et organiser un déplacement, une réunion ou une activité en français et en anglais
• Analyser une situation, établir un diagnostic et proposer des solutions ou des actions à accomplir
• Concevoir une liste de tâches
• Utiliser les outils de planification et de suivi de réalisation des tâches
• Établir une feuille de route
• Respecter un budget
• Tenir compte de l’empreinte carbone dans l’organisation des déplacements
• Rédiger et diffuser des comptes rendus de réunion en français et en anglais
• Rédiger des écrits professionnels en français et en anglais
• Respecter les règles de confidentialité dans la communication avec les personnes et dans les échanges professionnels en interne et en externe
• Prescrire des achats responsables de fournitures de bureau et de consommables
• Utiliser les techniques de gestion du temps
• Anticiper et faire preuve d’initiative et de réactivité en cas d’imprévu
• Repérer les urgences et les priorités et organiser son travail en conséquence
• Respecter les délais imposés par la demande et/ou le besoin
• Assurer la préparation logistique des réunions
• Prendre en compte les situations de handicap dans les déplacements et l’organisation des réunions
• S’assurer de l’accessibilité pour des personnes en situation de handicap
• Négocier avec les prestataires pour optimiser les coûts I
• Instaurer une relation professionnelle positive avec les différents interlocuteurs
• Communiquer à l’écrit ou à l’oral, dans un style adapté à l’objectif et à l’interlocuteur
• Communiquer en anglais à l’écrit et à l’oral, au niveau B2 du CECRL
• Mobiliser ses réseaux interne et externe
• Travailler en équipe et faciliter les interactions entre les services et les prestataires
• Présenter et argumenter différentes propositions
• Collaborer avec les référents handicap de l’entreprise
• Connaissance des techniques de gestion du temps et des outils d'organisation et de planification des tâches
• Connaissance de la typologie des réunions
• Connaissance des méthodes et techniques d’animation de réunion
• Connaissance des formalités administratives liées aux déplacements
• Connaissance des organismes logistiques opérant à l'international
• Connaissance des partenariats existants de la structure
• Connaissance des postes d’un budget
• Connaissance des règles d’expression écrite et orale en français et en anglais
• Connaissance des règles pour structurer et hiérarchiser l’information
• Connaissance des règles typographiques et orthographiques
• Connaissance de la politique RSE de l’entreprise
• Connaissance de la législation et de la règlementation en vigueur relative au handicap
• Premier niveau de connaissance des différents types de handicap
• Utiliser les fonctions avancées d’un tableur
• Utiliser un ERP et un CRM
• Collecter les données nécessaires au calcul des indicateurs de performance
• Contrôler l’adéquation des informations collectées par rapport au besoin
• Choisir un graphique adapté
• Choisir des indicateurs de performances adaptés
• Analyser l’évolution des indicateurs de performance
• Contrôler ses résultats
• Analyser les données et rédiger un commentaire argumenté
• Agir avec méthode et logique
• Recueillir des informations auprès d’autres collaborateurs de la structure
• Faire preuve de fermeté avec courtoisie en cas de relances
• Connaissance du vocabulaire lié aux statistiques (évolution, répartition, comparaison, écart, ratios, marge)
• Connaissance des calculs statistiques courants (écarts, pourcentages, moyennes, tendances)
• Connaissance des définitions, caractéristiques et méthodes de calcul des indicateurs de performance
• Connaissance des différentes typologies et des éléments constitutifs d’un tableau de bord
• Connaissance des principaux indicateurs de gestion
• Connaissance de l’organisation de l’entreprise
• Utiliser des outils d’aide au diagnostic (diagramme d’Ishikawa…)
• Structurer, ordonner et représenter un ensemble d'opérations selon un enchaînement logique sous forme de schéma (logigramme)
• Rédiger une procédure ou un mode opératoire
• Proposer des ajustements
• Assurer la traçabilité des documents administratifs
• Assurer un classement dématérialisé ou non des informations
• Appliquer et faire respecter une procédure
• Expliquer une procédure
• Partager l’information
• Connaissance du vocabulaire et des organismes relatifs à la démarche qualité (ISO, AFNOR…)
• Connaissance des méthodes d'analyse et de résolution de problèmes
• Assurer l’accueil physique d’un visiteur de la direction en veillant à la qualité du cadre et au respect des procédures
• Filtrer les demandes
• Prendre des notes
• Comprendre un interlocuteur s'exprimant en anglais et s'exprimer dans un anglais professionnel (*)
• Désamorcer une situation conflictuelle
• Adapter son expression orale aux interlocuteurs en situation de handicap
• Se renseigner sur les besoins spécifiques d’un visiteur en situation de handicap
• Assurer l’accueil d’un visiteur en situation de handicap
• Organiser ses activités pour assurer un accueil professionnel malgré la multiplicité des tâches et les interruptions fréquentes
• Prendre en compte les situations de handicap lors de l’accueil des visiteurs
• Représenter et valoriser l'image de la structure
• Adapter son attitude et son comportement aux diverses situations
• Pratiquer l’écoute active et les techniques de questionnement
• Analyser une situation professionnelle et identifier les interlocuteurs et les tensions éventuelles
• Garder le contrôle de soi et une attitude courtoise face à une situation délicate
• Appliquer les principes de la communication et les fondamentaux de l'accueil adaptés aux personnes en situation de handicap
• Connaissance de la grammaire, de la phonétique et du vocabulaire courant en anglais (*)
• Connaissance du vocabulaire technique du secteur d’activité en français et en anglais (*)
• (*) Anglais : Niveau B2 du Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues (CECRL)